Если вы хотите запросить у компании дополнительную информацию о продукте или услуге или другую информацию, вы пишете письмо-запрос. Такие письма, написанные потребителями, часто являются ответом на рекламу в газете, журнале или рекламу по телевидению. Они могут быть написаны и отправлены по почте или по электронной почте. В среде «бизнес-бизнес» сотрудники компании могут писать запросы, чтобы задать те же типы вопросов о продуктах и услугах. Например, представителю компании может потребоваться информация о закупке продуктов оптом у дистрибьютора, или растущему малому бизнесу может потребоваться передать бухгалтерский учет и расчет заработной платы на аутсорсинг, и он захочет заключить договор с фирмой.
Для других типов деловых писем вы можете найти примеры различных типов деловых писем, чтобы улучшить свои навыки для конкретных деловых целей, таких как выполнение запросов, корректировка претензий, написание сопроводительных писем и т. д.
Письма в бумажном виде
Для профессионального вида бумажных писем поместите адрес своей компании или вашей компании в верхней части письма ( или используйте бланки вашей компании), за которым следует адрес компании, которой вы пишете. Дата может быть размещена через два интервала вниз (дважды нажмите Enter/Enter) или вправо. Если вы используете стиль с датой справа, делайте отступы между абзацами и не помещайте между ними линию. Если вы держите все на одном уровне с левым краем, не делайте отступы между абзацами и не помещайте между ними пробелы.
Оставьте строку пробела перед закрытием и от четырех до шести строк, чтобы у вас было место для подписи письма от руки.
Запросы по электронной почте
Если вы используете электронной почте, читателю будет проще иметь абзацы с линией пробела между ними, так что все оставшееся смыть. В электронном письме автоматически будет указана дата его отправки, поэтому вам не нужно добавлять дату, и вам понадобится только одна строка пустого пространства между вашим закрытием и вашим напечатанным именем. Разместите контактную информацию своей компании (например, добавочный номер телефона, чтобы кто-нибудь мог легко перезвонить вам) внизу после своего имени.
С электронной почтой легко быть слишком небрежным. Если вы хотите выглядеть профессионально в бизнесе, которому вы пишете, придерживайтесь правил и тона официального письма для достижения наилучших результатов и вычитайте свое письмо перед его отправкой. Так легко набрать электронное письмо, сразу нажать «Отправить», а при повторном прочтении обнаружить ошибку. Исправьте ошибки перед отправкой, чтобы произвести лучшее первое впечатление.
Важный язык делового письма-запроса
- Начало: «Уважаемый господин или госпожа» или «Кого это может касаться» (очень формально, используется, когда вы не знаете человека, которому пишете). Если вы уже знаете свое контактное лицо, это лучше, чем быть анонимным.
- Ссылка: “Относительно вашей рекламы (объявления) в …” или “Относительно вашей рекламы (объявления) в …” прямо сейчас, чтобы понять, почему вы пишете.
- Запрос каталога, брошюры и т. д .: После ссылки добавьте запятую и продолжите “может пожалуйста, пришлите мне информацию о … “
- Запрос дополнительной информации: Если у вас есть еще то, что вы ищете, добавьте:« Я также хотел бы знаю … “или” Не могли бы вы сказать мне … “
- Краткий призыв к действию: ” Я с нетерпением жду вашего ответа … “или” Не могли бы вы позвонить мне между часами … “
- Закрытие: Используйте” С уважением “или” С уважением “, чтобы закрыть.
- Подпись: добавьте заголовок в строку после вашего имени.
Пример письма в печатном виде
Ваше имя
Ваш почтовый адрес
Город, почтовый индекс ST
Название компании
Адрес компании
Город, ST Zip
12 сентября 2017 г.
Кого это может касаться:
Со ссылкой на вашу рекламу во вчерашней газете New York Times , не могли бы вы прислать мне копию вашего последнего каталога? Он также доступен в Интернете?
Я с нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
(Подпись)
Ваше имя
Название вашей должности
Название вашей компании