В деловой переписке протокол является официальным письменным протоколом встречи. Протоколы обычно пишутся в простом прошедшем времени. Они служат постоянной записью рассмотренных тем, сделанных выводов, предпринятых действий и заданий. Они также фиксируют, какие люди внесли свой вклад в собрание с точки зрения новых идей и как эти идеи были восприняты. Если на собрании проводится голосование, протокол служит записью того, кто голосовал за и кто голосовал против предложения, что может быть принято во внимание в будущем, когда возникнут последствия реализации или отклонения этого предложения.
Кто берет на себя минуты?
Некоторые протоколы ведет секретарь по записи, сотрудник, которому конкретно поручено вести протокол, вести все записи и файлы, отслеживать посещаемость и записи голосования, а также отчитываться перед соответствующими назначенными сторонами (например, правление директоров или высшего руководства компании). Однако протокол может вести любой человек, присутствующий на собрании, и обычно распространяется среди всех членов подразделения, представленного на собрании.
Основные части протоколов заседаний
Многие организации используют стандартный шаблон или специальный формат для ведения протоколов, и порядок частей может варьироваться.
- Заголовок – название комитета (или подразделения), а также дата, место и время начала собрания.
- Участники – имя лица, проводящего встречу, а также имена всех, кто присутствовал на встрече (включая гостей), и тех, кто был освобожден от участия.
- Утверждение предыдущих протоколов – примечание о том, был ли утвержден протокол предыдущего собрания и внесены ли какие-либо исправления.
- Действие items – отчет по каждой теме, обсуждавшейся на встрече. Это может включать незаконченные дела с предыдущей встречи. (Для каждого пункта отметьте тему обсуждения, имя человека, который вел обсуждение, и любые решения, которые могли быть приняты.)
- Объявления – отчет обо всех объявлениях, сделанных участниками, включая предлагаемые пункты повестки дня для следующего собрания.
- Следующая встреча – примечание о том, где и когда состоится следующая встреча. будет проведено.
- Отсрочка – примечание о времени окончания встречи.
- Строка для подписи – имя человека, подготовившего протокол, и дата его отправки.
Наблюдения
“В письменном протоколе составляйте четкий, исчерпывающий, объективный и дипломатичный протокол. Не интерпретируйте то, что произошло; просто сообщите об этом. Поскольку встречи редко соответствуют повестке дня, вам может быть сложно составить точный отчет о встрече. При необходимости прервите обсуждение, чтобы запросить разъяснения.
«Не записывайте эмоциональные разговоры между участниками. Поскольку протоколы являются официальным документом встречи, вы хотите, чтобы они положительно отразить на участниках и организации. “
(Из” Technical Communication , “Девятое издание Майка Маркеля)
Рекомендации по написанию протокола собрания
- Человек, пишущий протокол, должен иметь возможность делать это в режиме реального времени. по ходу встречи, так что готовый продукт к ее концу находится в почти окончательной форме.
- Минуты должны быть сконцентрированы на результатах и целенаправленных действиях.
- Хорошие минуты краткие и по существу. Это не стенографические отчеты, а скорее краткие, последовательные резюме. Резюме должны включать моменты согласия и разногласий, но не требовать каждой последней детали.
- Протоколы можно использовать в качестве исходного материала для отчета или служебной записки, однако они должны быть написаны с целью резюмирования мероприятия для тех, кто присутствовал на встрече, а не для тех, кто не присутствовал.
- Протоколы следует заполнять и распространять сразу после встречи (практическое правило – в течение дня или двух).
Источник
- Хиберт, Мюррей; Клатт, Брюс. « Энциклопедия лидерства: Практическое руководство по народному лидерству ». Макгроу-Хилл, 2001