Деловые письма: письма с претензиями

Письмо с претензией – это убедительное письмо, отправленное клиентом в компанию или агентство для выявления проблемы с продуктом или услугой, и на него также можно сослаться в виде письма-жалобы.

Обычно письмо с претензией открывается (а иногда и закрывается) с просьбой о внесении изменений, таких как возмещение, замена или компенсация ущерба, хотя Начальный абзац о транзакции или продукте может быть предпочтительнее.

В качестве метода делового письма письма с претензиями отправляются в качестве юридически обязательной формы общения, которая может служить в качестве доказательства при подаче иска в суд. В большинстве случаев явка в суд не требуется, поскольку бизнес-получатель обычно составляет ответ в виде письма с поправками, в котором удовлетворяется иск.

Основные элементы письма с претензией

Большинство бизнес-профессионалов и ученых согласны с тем, что основное письмо с претензией должно включать четыре основных элемента: четкое объяснение претензии, объяснение того, какие конфликты это вызвало, или убытки, понесенные из-за призыв к честности и справедливости, а также заявление о том, что вы считаете справедливой корректировкой взамен.

Точность объяснения имеет решающее значение для претензия удовлетворяется быстро и эффективно, поэтому составитель претензии должен предоставить как можно больше подробностей о дефектах продукта или неисправности полученной услуги, включая дату и время, сумму, стоимость и номер квитанции или заказа, а также любые другие подробности, которые помогут точно определить, что пошло не так.

Неудобство, вызванное этой ошибкой d, а также обращение к человечности и состраданию читателя одинаково важны для получения того, чего автор хочет от утверждения. Это дает читателю мотивацию действовать по запросу автора быстро, чтобы исправить ситуацию и сохранить клиента в качестве клиента.

Как R.C. Кришна Мохан пишет в «Деловой переписке и составлении отчетов», что для того, чтобы «обеспечить быстрый и удовлетворительный ответ, письмо с претензией обычно направляется руководителю подразделения или отдела, ответственного за ошибку».

Советы по созданию эффективного письма

Тон письма должен быть, по крайней мере, на уровне деловой повседневности, если нет. деловой формальный, чтобы поддерживать профессионализм к запросу. Кроме того, автор должен написать жалобу с предположением, что запрос будет удовлетворен по получении.

L. Сью Боуг, Мариделл Фрайар и Дэвид А. Томас пишут в статье «Как написать первоклассную деловую корреспонденцию», что вам следует «подавать заявление точно и тактично» и что лучше всего «избегать угроз, обвинений или завуалированных намеков на что вы будете делать, если вопрос не будет решен в кратчайшие сроки. “

Доброта имеет большое значение в мире обслуживания клиентов, поэтому лучше обратиться к человечности получателя, указав, как проблема затронула вас лично вместо того, чтобы угрожать бойкотом компании или клеветать на ее имя. Случаются несчастные случаи и совершаются ошибки – нет причин быть невежливым.

Оцените статью
recture.ru
Добавить комментарий