Несмотря на популярность текстовых сообщений и социальных сетей, электронная почта остается наиболее распространенной формой письменного общения в деловом мире – и наиболее часто ею злоупотребляют. Слишком часто электронные письма трескаются, рычат и лают – как будто краткость означает, что вам нужно вести себя властно. Это не так.
Рассмотрим это сообщение электронной почты, недавно отправленное всем сотрудникам большого университетского городка:
Пора обновить ваши парковочные наклейки для преподавателей/сотрудников. К 1 ноября потребуются новые наклейки. Правила и правила парковки требуют, чтобы на всех транспортных средствах, движущихся на территории кампуса, отображалась текущая наклейка.
“Привет!” перед этим сообщением не решает проблему. Это только добавляет иллюзию дружелюбия.
Вместо этого подумайте, насколько красивее и короче – и, вероятно, эффективнее – было бы электронное письмо, если бы мы просто добавили “пожалуйста” и обратился непосредственно к читателю:
Пожалуйста, обновите наклейки на парковку для преподавателей/сотрудников до 1 ноября.
Конечно, если бы автор письма действительно помнил читателей, они могли бы включить еще один полезный лакомый кусочек: подсказку о том, как и где обновить декали. Используя в качестве примера электронное письмо с наклейками для парковки, попробуйте включить эти советы в свои собственные письма, чтобы получать более четкие и эффективные электронные письма:
- Всегда указывайте в теме письма тему, которая что-то значит для вашего читателя. Не «Декали» или «Важно!» но «Крайний срок для новых парковочных табличек».
- Поставьте основную мысль в первом предложении. Большинство читателей не будут ждать неожиданного финала.
- Никогда не начинайте сообщение с расплывчатого «Это» – как в «Это нужно сделать к 5:00». Всегда указывайте, о чем пишете.
- Не используйте ВСЕ ЗАГЛАВНЫЕ (не кричите!) Или все строчные буквы (если вы не поэт Э. Э. Каммингс).
- Как правило, PLZ избегают текстовых слов (сокращений и акронимов): вы можете быть ROFLOL (кататься по полу, громко смеясь), но ваш читатель может задаваться вопросом WUWT (что с этим делать).
- Будьте краткими и вежливыми. Если ваше сообщение длиннее двух или трех коротких абзацев, рассмотрите возможность (а) сокращения сообщения или (б) прикрепления к нему. Но ни в коем случае не рычать, не рычать и не лаять.
- Не забудьте сказать «пожалуйста» и «спасибо». И серьезно. Например, «Спасибо за понимание, почему были исключены дневные перерывы» – чопорное и мелочное. Это невежливо .
- Добавьте блок подписи с соответствующей контактной информацией (в большинстве случаев ваше имя, служебный адрес и номер телефона, а также юридический отказ от ответственности. если этого требует ваша компания). Вам нужно загромождать блок подписи умной цитатой и иллюстрацией? Возможно нет.
- Отредактируйте и вычитайте, прежде чем нажимать “отправить”. Вы можете подумать, что слишком заняты, чтобы заниматься мелочами, но, к сожалению, ваш читатель может подумать, что вы беспечный болван.
- Наконец, немедленно отвечайте на серьезные сообщения. Если вам нужно более 24 часов для сбора информации или принятия решения, отправьте краткий ответ с объяснением задержки.