Если вы хотите научиться составлять бизнес-отчет на английском языке, следуйте этим советам и используйте пример отчета в качестве шаблона, на котором можно составить собственный бизнес-отчет. Прежде всего, бизнес-отчеты предоставляют важную информацию для руководства, которая является своевременной и фактической. Изучающие английский язык, пишущие бизнес-отчеты, должны владеть точным и лаконичным языком. Стиль написания бизнес-отчетов должен представлять информацию без твердого мнения, а, скорее, максимально прямо и точно. Связывающий язык следует использовать для соединения идей и разделов бизнес-отчета. В этом примере бизнес-отчета представлены четыре основных элемента, которые должен включать каждый бизнес-отчет:
- Техническое задание
Техническое задание относится к условиям, на которых написан бизнес-отчет.
- Процедура
Процедура описывает метод, который использовался для сбора данных для отчета.
- Выводы
Выводы описывают данные или другую важную информацию, полученную в отчете.
- Выводы
Выводы сделаны по результатам которые дают основания для рекомендаций.
- Рекомендации
Рекомендации носят конкретный характер предложения, сделанные на основе выводов отчета.
Прочтите краткий пример бизнес-отчета и следуйте приведенным ниже советам. Учителя могут распечатать эти примеры для использования в классе на уроках, используя грамотные обучающие стратегии письма.
Отчеты: пример отчета
Техническое задание
Маргарет Андерсон, директор по персоналу, запросила этот отчет о льготах сотрудникам удовлетворение. Отчет должен был быть представлен ей до 28 июня.
Процедура
В период с 1 по 15 апреля были опрошены репрезентативные 15% всех сотрудников по следующим вопросам:
- Общее удовлетворение нашим текущим пакетом льгот.
- Проблемы, возникшие при работе с отделом кадров.
- Предложения по улучшению политики связи
- Проблемы, возникающие при работе с нашей HMO
Результаты
- Сотрудники в целом удовлетворены текущим пакетом льгот.
- При запросе отпуска возникли некоторые проблемы из-за того, что воспринимается как длительный период ожидания одобрения.
- У сотрудников старшего возраста неоднократно возникали проблемы с процедурами приема рецептурных препаратов в больнице.
- Сотрудники между люди в возрасте от 22 до 30 лет сообщают о незначительных проблемах с ОПЗ.
- Большинство сотрудников жалуются на отсутствие стоматологической страховки в нашем пакете льгот..
- Чаще всего предлагалось улучшить возможность обработки запросов на получение льгот в Интернете.
Выводы
- У пожилых сотрудников, старше 50 лет, возникают серьезные проблемы с возможностью нашей HMO предоставлять лекарства по рецепту.
- Наша система запросов на получение льгот нуждается в пересмотре, поскольку большинство жалоб, касающихся внутренней обработки.
- Необходимо внести улучшения в время отклика отдела кадров.
- Улучшение информационных технологий следует рассматривать по мере того, как сотрудники становятся более технологически подкованными.
Рекомендации
- Встретьтесь с представителями HMO, чтобы обсудить серьезный характер жалоб на льготы по рецепту на лекарства для пожилых сотрудников.
- Отдайте приоритет времени ответа на запрос об отпуске, поскольку сотрудникам требуется более быстрое одобрение, чтобы иметь возможность планировать свой отпуск. i>
- Не предпринимайте никаких специальных действий в отношении пакета льгот для молодых сотрудников.
- Обсудите возможность добавления системы онлайн-запросов на получение льгот в интранет нашей компании.
Важно помнить
- Отчет разделен на четыре области:
- Техническое задание – в этом разделе содержится справочная информация о причине отчета. Обычно это лицо, запрашивающее отчет.
- Процедура – процедура содержит точные шаги и методы, использованные для отчета.
- Выводы – выводы указывают на открытия, сделанные в ходе расследования отчета.
- Выводы – выводы содержат логические выводы, основанные на результатах.
- Рекомендации – в рекомендациях указываются действия, которые, по мнению автора отчета, должны быть предприняты на основе результатов и заключений.
- Отчеты должны быть краткими и основанными на фактах. Мнения приведены в разделе «выводы». Однако эти мнения должны основываться на фактах, представленных в «выводах».
- Используйте простые времена (обычно настоящее простое) для выражения фактов.
- Используйте повелительное наклонение форму (Обсудите возможность …, Отдавайте приоритет … и т. д.) в разделе «Рекомендации», поскольку они относятся к компании в целом.
Продолжайте изучать другие типы бизнес-документов, используя следующие ресурсы:
Заметки
Электронная почта
Введение в Написание бизнес-планов
Деловые записки пишутся для всего офиса. При написании служебных записок убедитесь, что вы четко отметили, для кого она предназначена, причину написания памятки и кто ее пишет. Записки, как правило, информируют коллег об офисных и процедурных изменениях, которые применяются к большой группе людей.. Они часто дают инструкции повелительным голосом. Вот пример памятки с последующими важными моментами, которые следует использовать при написании деловых памяток на английском языке.
Пример памятки
От: Руководство
Кому: Торговый персонал Северо-западного региона
RE: Новая система ежемесячной отчетности
Мы хотели бы быстро рассмотрим некоторые изменения в новой системе ежемесячной отчетности о продажах, которые мы обсуждали на специальной встрече в понедельник. Прежде всего, мы хотели бы еще раз подчеркнуть, что эта новая система сэкономит вам много времени при составлении отчетов о будущих продажах. Мы понимаем, что вас беспокоит количество времени, которое изначально потребуется для ввода данных вашего клиента. Несмотря на эти первоначальные усилия, мы уверены, что вскоре вы все воспользуетесь преимуществами этой новой системы.
Вот процедура, которая вам понадобится выполните следующие действия, чтобы заполнить список клиентов в вашем регионе:
- Войдите на веб-сайт компании по адресу http://www.picklesandmore.com
- Введите свой идентификатор пользователя и пароль. Они будут выпущены на следующей неделе.
- После входа в систему нажмите «Новый клиент».
- Введите соответствующую информацию о клиенте.
- Повторяйте шаги 3 и 4, пока не введете всех своих клиентов.
- После ввода этой информации выберите «Разместить заказ».
- Выберите клиент из раскрывающегося списка «Клиенты».
- Выберите продукты из раскрывающегося списка «Продукты».
- Выберите спецификации доставки из раскрывающегося списка » Доставка ».
- Нажмите кнопку« Обработать заказ ».
Как видите, как только вы ввели соответствующую информацию о клиенте, обработка заказов не потребует с вашей стороны никаких документов.
Спасибо всем за вашу помощь во внедрении этой новой системы.
С уважением,
Менеджмент
Важные моменты, которые следует помнить
- Используйте следующую структуру, чтобы начать памятку: MEMO
От: (человек или группа, отправляющие записку)
Кому: (лицо или группа, кому адресована записка)
RE: (тема меморандум, он должен быть выделен жирным шрифтом ) - Вместо слова «меморандум» можно использовать термин «меморандум».
- Записка обычно не такая формальная, как письменное письмо. Однако это, конечно, не так неформально, как личное письмо.
- Тон записки в целом дружелюбный, поскольку это общение между коллегами.
- Сохраните записку кратко и по существу.
- При необходимости укажите причину заметки в коротком абзаце.
- Используйте маркированный список для объяснения наиболее важных шагов в процессе .
- Используйте короткое спасибо, чтобы закончить записку. Это не обязательно должно быть таким формальным, как в письменном письме.
Отчеты
Заметки
Электронная почта
Введение в составление бизнес-планов
Чтобы научиться писать деловую электронную почту, помните следующее: Деловая электронная почта обычно менее формальна, чем деловая. Деловые электронные письма, отправленные коллегам, как правило, прямые и требуют конкретных действий. Важно, чтобы ваши деловые электронные письма были короткими, так как чем проще ответить на электронное письмо, тем больше вероятность того, что бизнес-контакт ответит быстро.
Пример 1: формальный
В первом примере показано, как написать официальное деловое письмо. Обратите внимание на менее формальное «Привет» в приветствии в сочетании с более формальным стилем самого письма.
Здравствуйте,
Я прочитал на вашем веб-сайте, что вы предлагаете копирование музыкальных компакт-дисков для большого количества компакт-дисков. Я хотел бы узнать о процедурах, связанных с этими услугами. Пересылаются ли файлы в интерактивном режиме или заголовки отправляются вам на компакт-диске стандартной почтой? Сколько времени обычно требуется для изготовления примерно 500 копий? Есть ли скидки на такое большое количество?
Спасибо, что нашли время ответить на мои вопросы. С нетерпением жду вашего ответа.
Джек Финли
Менеджер по продажам, Young Talent Inc.
(709) 567 – 3498
Пример 2: Неформальный
Второй пример показывает, как написать неформальное электронное письмо. Обратите внимание на более разговорный тон во всем письме. Как будто писатель разговаривает по телефону.
В 16.22 01.07 +0000 вы написали:
> Я слышал, вы работаете над аккаунтом Смита. Если вам нужна какая-либо информация, не стесняйтесь обращаться> свяжитесь со мной.
Привет, Том,
Послушайте, мы работали над учетной записью Смита, и мне было интересно, не могли бы вы мне помочь? Мне нужна внутренняя информация о последних событиях там. Как вы думаете, сможете ли вы передать любую имеющуюся у вас информацию?
Спасибо
Питер
Питер Томпсен
Менеджер по работе с клиентами, бухгалтерский учет в трех штатах
(698) 345 – 7843
Пример 3: Очень неформальный
В В третьем примере вы можете увидеть очень неформальное электронное письмо, очень похожее на текстовые сообщения. Используйте этот тип электронной почты только с коллегами, с которыми у вас есть тесные рабочие отношения.
22.11.12 +0000 вы написали:
> Мне нужно предложение для консалтинговой фирмы.
Как насчет Смит и сыновья?
KB
Важные моменты, которые следует помнить
- Электронная почта гораздо менее формальна, чем письменное письмо. Электронные письма обычно короткие и лаконичные..
- Если вы пишете кому-то, кого не знаете, достаточно простого «Привет». Использование приветствия, например «Дорогой мистер Смит», слишком формально.
- Когда вы пишете кому-то, кого вы хорошо знаете, не стесняйтесь писать так, как будто вы разговариваете с этим человеком.
- Используйте сокращенные формы глаголов (Он, Мы, Он и т. д.).
- Включите номер телефона в подпись электронного письма. Это даст получателю возможность при необходимости позвонить.
- Не обязательно указывать свой адрес электронной почты, так как получатель может просто ответить на электронное письмо.
- Когда при ответе исключите всю информацию, которая не нужна. Оставляйте только те разделы текста, которые связаны с вашим ответом. Это сэкономит время читателя при чтении вашей электронной почты.
Отчеты
Заметки
Электронная почта
Введение в составление бизнес-планов