В деловом письме, техническом письме и других формах композиции инструкции представляют собой письменные или устные инструкции для выполнения процедуры или выполнения задачи. Это также называется поучительным письмом .
В пошаговых инструкциях обычно используется точка зрения от второго лица ( ты, твой, твой ). Инструкции обычно передаются активным голосом и повелительным настроением: обращайтесь непосредственно к своей аудитории .
Инструкции часто записываются на форму нумерованного списка, чтобы пользователи могли четко распознать последовательность задач.
Эффективные инструкции обычно включают визуальные элементы (такие как изображения, диаграммы и блок-схемы), которые иллюстрируют и поясняют текст. Инструкции, предназначенные для международной аудитории, могут полностью полагаться на изображения и знакомые символы. (Они называются бессловесными инструкциями .)
Наблюдения и примеры
«Хорошие инструкции однозначны, понятны, полны, последовательны и эффективны “. (Джон М. Пенроуз и др., Деловое общение для менеджеров: продвинутый подход , 5-е изд. Томсон, 2004 г.)
Более легкая сторона инструкций: Справочник для недавно умерших
Юнона: Хорошо, вы изучали руководство?
Адам: Ну, мы попробовали.
Juno: В главе о привидениях, посвященной промежуточному интерфейсу, сказано все. Вытащите их сами. Это твой дом. Дома с привидениями найти нелегко.
Барбара: Ну, мы этого не совсем понимаем.
Юнона: Я слышал. Сразу порвал твои лица. Очевидно, бесполезно отрывать голову перед людьми, если они не видят вас.
Адам: Тогда мы должны начать проще?
Юнона: Начни просто, делай то, что знаешь, используй свои таланты, практикуйся. Тебе следовало изучать эти уроки с первого дня. (Сильвия Сидни, Алек Болдуин и Джина Дэвис в Beetlejuice , 1988)
Основные возможности
“Инструкции имеют тенденцию следовать последовательной пошаговой схеме, описываете ли вы, как приготовить кофе или как собрать автомобильный двигатель. Вот основные особенности инструкций:
- Конкретное и точное название
- Введение с исходной информацией
- Список необходимых деталей, инструментов и условий
- Последовательно упорядоченные шаги
- Графика
- Информация о безопасности
- Заключение, сигнализирующее о завершении задачи
Последовательно упорядоченные шаги являются центральным элементом набора инструкций и обычно занимают большую часть места в документе. “
(Ричард Джонсон-Шиэн, Technical Communication Today . Pearson, 2005)
Контрольный список для инструкций по написанию
- Используйте короткие предложения и короткие абзацы.
- Расположите свои точки зрения в логическом порядке.
- Сделайте свои утверждения конкретными.
- Используйте повелительное настроение.
- Поместите наиболее важный элемент в каждое предложение в начале.
- Говорите одно слово в каждом предложении.
- Тщательно выбирайте слова, по возможности избегая жаргона и технических терминов. .
- Приведите пример или аналогию, если вы думаете, что утверждение может озадачить читателя.
- Проверьте свой законченный черновик на предмет логики изложения.
- Не пропускайте шаги и не используйте ярлыки.
(Адаптировано из Как писать с точностью Джефферсона Д. Бейтса. Penguin, 2000)
Полезные советы
«Инструкции могут быть как отдельно стоящими документами, так и частью другого документа. документ. В любом случае наиболее распространенной ошибкой является то, что они слишком усложняются для аудитории. Тщательно продумайте der технический уровень ваших читателей. Используйте пустое пространство, графику и другие элементы дизайна, чтобы сделать инструкции привлекательными. Самое главное, не забудьте включить ссылки “Осторожно”, “Предупреждение” и “Опасность” перед действиями, к которым они относятся “.
(Уильям Санборн Пфайфер, Карманное руководство по Техническое сообщение , 4-е изд. Пирсон, 2007 г.)
Инструкции по тестированию
Для оценки точности и ясности набор инструкций, предложите одному или нескольким лицам следовать вашим указаниям. Наблюдайте за их прогрессом, чтобы определить, все ли шаги выполнены правильно в разумные сроки. После завершения процедуры попросите эту тестовую группу сообщить о любых проблемах, которые они могли столкнуться и предложить рекомендации по улучшению инструкций.